Reglas para la presentación de la contabilidad electrónica

Mérida, Yucatán, 17 de junio de 2014

Reglas para la presentación de la contabilidad electrónica

De acuerdo a lo señalado en el artículo 28 fracción IV del Código Fiscal de la Federación (CFF), los contribuyentes que estén obligados a llevar contabilidad, tendrán que ingresar de forma mensual su información contable a través de la página de Internet del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Esta obligación deberá cumplirse a partir del 1 de julio de 2014, según lo establece el artículo cuadragésimo tercero transitorio de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) para 2014.

Para tales efectos, en el artículo segundo de disposiciones transitorias del CFF para 2014, publicado en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el 9 de diciembre de 2013, se prevé la entrada en vigor escalonada de mecanismos que permitan este envío de la contabilidad, debiendo diferenciar entre las distintas clases de contribuyentes y considerando la cobertura tecnológica según las regiones del país, dando inicio con los contribuyentes que lleven contabilidad simplificada.

Acerca de lo anterior, el Reglamento de la Ley del Impuesto Sobre la Renta vigente a la fecha, contempla que algunos contribuyentes, como las personas físicas que obtienen ingresos por otrogar el uso o goce de bienes inmuebles que obtén por la deducción ciega del 35% y los prestadores de servicios profesionales, podrán llevar contabilidad simplificada, según lo señale el CFF y su Reglamento; sin embargo, en las reformas del 2014, tanto del propio CFF como su nuevo Reglamento publicado el pasado 2 de Abril, dejaron de definir dicha contabilidad simplificada, dejando a estos contribuyentes sin una forma clara de preparar o integrar su contabilidad.

En relación con la presentación de la contabilidad en forma electrónica, el SAT ha mostrado momentáneamente a través de su página de Internet, un borrador de proyecto mediante el cual adiciona tres reglas a la RMF para 2014, las cuales regulan la presentación de dicha información.

En la primera regla, el SAT contempla que todos los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, deberán hacerlo a través de medios electrónicos capaces de generar archivos XML, exceptuando a los que registren sus operaciones en la aplicación electrónica “Mis Cuentas” disponible a través de la página de Internet del SAT. (Aplicación que por el momento solo es obligatoria y está disponible para las personas físicas del Régimen de Incorporación Fiscal).

Por lo que se puede leer, se va a requerir de la generación de archivos XML para el catálogo de cuentas, la balanza de comprobación y las pólizas con los movimientos de cada período. La conformación de su estructura, aún no se ha dado a conocer, aunque dicha regla deja ver, que entre sus campos llevará los códigos de un catálogo de cuentas estándarizado que será publicado por el SAT, y que sería quizá utilizado también en la balanza de comprobación y la información de las pólizas generadas.

A continuación se transcribe el proyecto de dicha regla, la cual aún está pendiente de publicarse en la página del SAT y en el DOF.

X.X.X.1. Contabilidad en medios electrónicos

Para los efectos del artículo 28, fracción III del CFF y 34 de su Reglamento, los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, responsables solidarios o terceros con ellos relacionados, excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta electrónica “Mis cuentas”, deberán llevarla en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML que contengan lo siguiente:

I. Catálogo de cuentas utilizado en el periodo; a éste se le agregará un campo con el código agrupador del SAT publicado en su página de Internet. El catálogo debe contener la totalidad de las cuentas que utilice el contribuyente a todos los niveles.

II. Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital, resultados (ingresos, costos, gastos) y cuentas adicionales, así como sus subcuentas; en el caso de la balanza de cierre del ejercicio se deberá incluir la información de los ajustes que para efectos fiscales se registren. Se deberán identificar todos los impuestos y, en su caso, las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto; así como los impuestos trasladados efectivamente cobrados y los impuestos acreditables efectivamente pagados.

III. Información de las pólizas generadas incluyendo el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares. En cada póliza debe ser posible distinguir los comprobantes fiscales digitales por Internet que soporten la operación, así mismo debe ser posible identificar los impuestos con las distintas tasas cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto. En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el RFC de éste.

La estructura de los archivos deberá corresponder a los anexos publicados en la sección “Información” correspondiente a “Contabilidad Electrónica” de la página de Internet del SAT.

Las entidades financieras sujetas a la supervisión y regulación de la Secretaría, que estén obligadas a cumplir las disposiciones de carácter general emitidas por la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, la Comisión Nacional del Sistema de Ahorro para el Retiro, o la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, según corresponda, en lugar de utilizar el código agrupador del SAT dispuesto en la fracciones I de la presente regla deberán utilizar el catálogo de cuentas previsto en las disposiciones de carácter general referidas.

La segunda regla establece que la periodicidad en la que deberá presentarse la contabilidad por medios electrónicos. Para la balanza de comprobación el envío será mensual y a través del Buzón Tributario; salvo el primer envío de de dicha balanza que tendrá un calendario especial en 2014. Para el catálogo de cuentas se establece que deberá enviarse con el primer envío de la balanza de comprobación y cada vez que se lleva a cabo alguna modificación.

Las personas morales deberán presentar la contabilidad a través de medios electrónicos, a más tardar el día 25 del mes inmediato posterior, mientras que las personas físicas el día 27. (Esto último, a partir del 1 de Enero de 2015).

El plazo para el envío de la información referente al cierre del ejercicio, será el mismo que el correspondiente a la presentación de la declaración anual de los contribuyentes.

En caso de que la autoridad detecte alguna inconsistencia en la información presentada por el contribuyente, se le enviará un aviso a éste, para que dicho contribuyente la corrija y envíe nuevamente.

En caso de que exista alguna modificación en la información enviada por el contribuyente, éste tendrá 3 días hábiles posteriores a cuando se generó la modificación, para enviar nuevamente la información.

Cuando los contribuyentes no puedan presentar su información contable a través de los medios electrónicos, deberán entregarla ante la Administración Local correspondiente a su domicilio fiscal a través de un CD, DVD o USB, respetando los plazos señalados anteriormente.

A continuación se transcribe la comentada regla, la cual también está pendiente de publicarse en el DOF.

X.X.X.2. Cumplimiento de la disposición de entregar contabilidad en medios electrónicos de manera mensual
Para los efectos del artículo 28, fracción IV del CFF, los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta electrónica “Mis cuentas”, deberán enviar a través del Buzón Tributario conforme a la siguiente periodicidad:

1. El catálogo de cuentas como se establece en la fracción I de la regla X.X.X.I. por única vez en el primer envío y cada vez que dicho catálogo sea modificado.

2. De forma mensual, en el mes inmediato posterior al que correspondan los datos, los archivos relativos a la regla X.X.X.I. fracción II, conforme a lo siguiente:
3. El archivo correspondiente a la información del cierre del ejercicio, en la que se incluyen los ajustes para efectos fiscales:

En caso de que los archivos contengan inconsistencias, se enviará por parte de la autoridad, un aviso por medio del Buzón Tributario para que, dentro del plazo de 3 días hábiles contados a partir de que surta efectos la notificación del referido aviso, el contribuyente corrija dicha situación y los envíe. En caso de no enviar los archivos corregidos dentro del citado plazo, se tendrán por no presentados.

En el caso de que por alguna razón el contribuyente modifique posteriormente los archivos ya enviados, se efectuará la sustitución de éstos, a través del envío de los nuevos archivos, lo cual se debe realizar dentro de los 3 días hábiles posteriores a cuando tenga lugar la modificación de la información por parte del contribuyente.

Los contribuyentes que se encuentren en zonas donde no puedan acceder a los servicios de internet, o bien, en el caso de que el servicio de recepción de información contable en el Buzón Tributario no esté disponible o por el tamaño del archivo no sea posible enviarlo por este medio, los contribuyentes deberán entregar la información a que se refiere la presente regla en la Administración Local de Auditoría Fiscal adscrita a la circunscripción territorial de su domicilio fiscal, a través de medios electrónicos tales como discos compactos, DVD o memorias flash, en los plazos señalados anteriormente.

Respecto a la tercera regla proyectada, ésta establece la obligación del contribuyente de entregar la información contable (las pólizas con los movimientos de cada período) cuando la autoridad se lo requiera, en el archivo XML mencionado en la primera regla, a través de medios electrónicos.

El texto original de la tercera regla se transcribe a continuación, pero aún se encuentra pendiente de publicarse en el DOF.

X.X.X.3. Cumplimiento de la disposición de entregar contabilidad en medios electrónicos a requerimiento de la autoridad.
Para los efectos de lo previsto en el artículo 30-A del CFF, los contribuyentes obligados a llevar contabilidad, excepto aquellos que registren sus operaciones en la herramienta electrónica “Mis cuentas”, cuando les sea requerida la información contable sobre sus pólizas dentro del ejercicio de facultades de comprobación a que se refieren los artículos 22 noveno párrafo y 42 fracciones II, III, IV o IX, ambos del CFF, o cuando ésta se solicite como requisito en la presentación de solicitudes de devolución o compensaciones que se apliquen de conformidad con lo dispuesto en los artículos 22 ó 23 del CFF respectivamente, o se requiera en términos del sexto párrafo del artículo 22 del CFF, el contribuyente estará obligado a entregar a la autoridad fiscal el archivo electrónico conforme a lo establecido en la regla X.X.X.I. fracción III de la presente Resolución, así como el acuse o acuses de recepción correspondientes a la entrega de la información establecida en las fracciones I y II de la misma regla referentes al mismo periodo.

En caso de que el contribuyente no cuente con el acuse o acuses de entrega de información de las fracciones I y II de la regla X.X.X.I. deberá entregarla por medio del Buzón Tributario.

Lo mencionado anteriormente en las tres reglas, será aplicable a partir del 1 de julio de 2014 para las personas morales; sin embargo la periodicidad correspondiente a la información relativa desde julio hasta diciembre del presente año, se enviará de la siguiente forma:

Balanza de Comprobación del mes de:	Mes de entrega:
Julio	Oct-14
Agosto	Nov-14
Septiembre y Octubre	Dic-14
Noviembre y Diciembre	Ene-15

El envío de la información correspondiente al ejercicio 2015 se enviará de acuerdo a lo señalado en la regla X.X.X.2.

En caso de requerir una ampliación, aclaración o consultoría en esta materia nos ponemos a sus amables órdenes y le agradecemos comunicarse a nuestras oficinas.

Atentamente

Echeverría Castellanos Contadores Públicos, S.C.P.