Mérida, Yucatán, 8 de Abril de 2016

Comerciantes: Nuevas obligaciones en libros contables y libros de actas

Con fecha de 7 de abril de 2016, se publicó en el Diario Oficial de la Federación (DOF) el “Decreto por el que se reforma y adiciona diversas disposiciones del Código de Comercio y del Código Penal Federal”, que entra en vigor el 8 de abril del presente año.

La finalidad de este Decreto es establecer que los comerciantes tendrán que llevar un libro mayor, y en el caso de las personas morales el libro o los libros de actas, independientemente de los requisitos especiales que establezcan las leyes y reglamentos fiscales para el cumplimiento de las obligaciones fiscales de dichos comerciantes.

Los comerciantes podrán conservar o digitalizar toda o parte de la documentación relacionada con sus negocios en formato impreso o en medios electrónicos, ópticos o de cualquier otra tecnología, siempre que en estos últimos se observe lo establecido en la norma oficial mexicana sobre digitalización y conservación de mensajes de datos que para tal efecto emita la Secretaría de Economía.

De igual manera, se establece que el prestador de servicios de certificación será la persona o institución pública que expida los certificados o preste servicios relacionados con la conservación de mensajes de datos, el sellado digital de tiempo y la digitalización de documentos impresos.

Ahora bien, las facultades de expedir certificados o de prestar dichos servicios, así como fungir en calidad de tercero legalmente autorizado conforme a lo que se establezca en la norma oficial mexicana, no conllevan fe pública por sí misma, así los notarios y corredores públicos podrán llevar a cabo certificaciones que impliquen o no la fe pública en documentos en papel o mensajes de datos, por lo tanto, los prestadores de servicios de certificación deberán tener en su objeto social las actividades siguientes:

I) Llevar a cabo registros de los elementos de identificación de los firmantes y de aquella información con la que haya verificado el cumplimiento de fiabilidad de las firmas electrónicas avanzadas y emitir el certificado

II) Expedir sellos digitales de tiempo para asuntos del orden comercial

III) Emitir constancias de conservación de mensajes de datos

IV) Prestar servicios de digitalización de documentos

Para finalizar, es importante tener en cuenta que el prestador de servicios de certificación que realice actividades sin contar con la respectiva acreditación incurrirá en el delito de falsificación, en los términos establecidos por el Código de Comercio y demás disposiciones aplicables.

Le reiteramos que en caso de requerir mayor ampliación, aclaración o consultoría en esta materia nos ponemos a sus órdenes y le agradecemos comunicarse a nuestras oficinas.

Atentamente

Echeverría Castellanos Contadores Públicos, S.C.P.